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Facturation

 
Le module facturation vous permettra de réaliser la saisie de votre facture dans Dr.veto.
Tous les lignes qui y seront saisies seront automatiquement ajoutés aux documents des modules Consultation et Ordonnance.
 
Vous devrez, avant de valider l'un des trois éléments du triptyque, choisir le type de document de facturation dont vous avez besoin :
(L'option Devis ne se trouve quant a elle qu'en Vente Comptoir)
 
Les bons et les devis sont des documents dont la modification est libre.
Une facture n'est pas modifiable (elle est cependant annulable, et des mécanismes existent pour ne pas devoir tout re-saisir)
 
Par défaut, le module facture propose la création d'un bon. Il est bien sûr possible de facturer un bon créé d'un seul clic, et de l'encaisser.
 
INTERFACE
Pour découvrir la fonction des boutons, informations, ou naviguer dans la documentation, passez votre curseur sur les différentes zones de l'écran ci-dessous
(et cliquez dans le pop-up)
 

BONS


 
Facturation
 
Un fois le bon validé, le bas de l'interface évolue :
 
Facturation
 
Un bon peut être fusionné avec un ou plusieurs autres bons pour un même client pour ne générer qu'une seule facture (multi-animaux, facturation fin de mois etc)
On le laisse alors en bon pour fusion ultérieure, à faire dans le module comptabilité
 
Lorsque vous validez un des éléments du triptyque (consultation, ordonnance ou bon), les trois sont validés.
Si vous désirez faire un devis et non un bon / facture, il vous faudra alors en premier lieu choisir ce type de document dans le module vente comptoir
 

DEVIS

Un devis est une simulation que vous faîtes a votre client.
Aucun des actes ne sont réalisés, aucun des produits ne sont remis.
Si le client est d'accord avec votre devis, vous pouvez alors l'accepter : les actes seront alors considérés réalisés,
les relances générées (vaccin), les produits remis et déstockés, sans que vous deviez re-saisir la consultation.
 
Le devis se comporte globalement comme le bon, cependant, l'aperçu et l'impression du devis comportent les prix (contrairement au bon).
Pour cette raison, vous ne pouvez pas supprimer un devis mais vous pouvez l'abandonner (il n'est plus valable).


Le devis ne peux pas en revanche être directement facturé, il devra alors être accepté (LIEN) ce qui générera une nouvelle consultation contenant tous les éléments du devis.
 

FACTURE

Lorsque vous aurez validé votre triptyque, vous pourrez facturer votre Devis ou Bon d'un clic sur le bouton "facturer"
Une fois l'action de facturation réalisée, l'interface change :
Facturation
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Créances du client

1. Créances du client
Affiche les créances du client.
Au survol du bouton , la distinction entre créances est impayés est indiquées
Double-cliquer sur le bouton vous affichera la liste des créances et impayés du client
 

Obtenir un aperçu

2. Obtenir un aperçu
Affiche un aperçu du document, tel qu'il sera imprimé

Imprimer le document

3. Imprimer le document
Imprime le document sur l'imprimante système

Imprimer tout

4. Imprimer tout
Lance l'impression de plusieurs documents de votre choix.

Le réglage est conservé pour les prochaines impressions multiples

Envoyer par e-mail

5. Envoyer par e-mail
Selon si vous avez indiqué un référé pour cette consultation, dr.veto vous proposera d'envoyer par e-mail la consultation à celui-ci,
 
ou d'envoyer au client les documents de votre choix.
 

Modifier la facture

6. Modifier la facture
Une facture n'est pas modifiable au sens propre.
Cependant, dr.veto intègre un mécanisme vous permettant d'annuler la facture, et de recréer un nouveau bon contenant tous les éléments précédent, d'un seul clic.

En répondant 'Oui' à cette question, la facture sera annulée avec un avoir d'annulation, et un nouveau bon sera créé et affiché, reprenant les lignes qui étaient sur la facture
En répondant 'Non', vous ne pourrez ne modifier que certaines informations de la consultation (motif, examens, synthèse..)
 

Annuler la facture

7. Annuler la facture
Annule votre facture en créant et pointant un avoir d'annulation sur la facture.
 

Encaisser

8. Encaisser
En cliquant sur le bouton encaisser, vous ouvrez le panneau d'encaissement,
vous permettant de saisir un ou plusieurs règlements
 


Obtenir un aperçu

1. Obtenir un aperçu
Affiche un aperçu du document, tel qu'il sera imprimé

Imprimer le document

2. Imprimer le document
Imprime le document sur l'imprimante définie par défaut.

Imprimer tout

3. Imprimer tout
Lance l'impression de plusieurs documents de votre choix.

Le règlage est conservé pour les prochaines impressions multiples

Envoyer par e-mail

4. Envoyer par e-mail
Selon si vous avez indiqué un référé pour cette consultation, dr.veto vous proposera d'envoyer par e-mail la consultation à celui-ci,
ou d'envoyer au client les documents de votre choix.
 

Modifier

5. Modifier
Passe en mode modification.
Si le document de facturation est un devis ou un bon, vous pouvez librement modifier.
Si il s'agit d'une facture, un choix vous sera proposé :

Si vous désirez modifier vos examens médicaux, synthèse ou compte-rendu, répondez "non"
Si vous désirez modifier le contenu de la consultation, la facture sera annulée, et un nouveau bon sera créé, contenant les éléments précédent
 

Supprimer

6. Supprimer
Vous pouvez supprimer le document de facturation, si c'est un bon.
Si il s'agit d'un devis, il passera en statut "abandonné"
L'option n'est pas disponible pour les factures (vous pouvez par contre l'annuler avec un avoir d'annulation)
 

Encours client

7. Encours client
Le compte client évolue pour refléter les bons dû par le client
 

Facturer le bon

8. Facturer le bon
Génère une facture depuis ce document
La consultation et l'ordonnance seront alors lié à la facture nouvellement crée
 

changer l'état du bon

9. changer l'état du bon
Vous pouvez ici choisir "en attente" ou "contrôlé" puis valider avec le bouton OK
Le statut "Facturé" se met à jour tout seul lors de la facturation du bon
 


 
Bouton Accueil
1. Accueil
Bouton Accueil
Ce bouton vous permet de rejoindre l'Accueil du logiciel

 

Module Chenil

2. Module Chenil
Ce bouton vous permet de rejoindre le chenil, si l'option est activée

 

Module Agenda

Module Agenda : Prendre des rendez-vous,
organiser votre emploi du temps

 

Module Consultation

Module Consultation : c'est ici que vous
commencez vos Consultations,
Hospitalisations, visites d'élevage ...

 

Module Ordonnance

Module Ordonnance :
C'est ici que vous rédigerez vos ordonnances

 

Module Facturation

Module Facture
C'est ici que vous conclurez votre consultation,
par la création d'un Devis, d'un Bon ou d'une Facture

 

Module Vente comptoir

Module Vente Comptoir
C'est ici que vous pourrez vendre des produits
 ne nécessitant pas d'ordonnance
ou que vous pourrez émettre des Avoirs

 

Module Clients

Vous trouverez ici la gestion des Clients, des Animaux,
ainsi que les différents registres.
Vous pourrez aussi gerer vos analyseurs,
espèces, races, documents..

 

Module Produits

Vous trouverez ici les outils de gestions des produits
(Stock, reconditionnement, tarifs, remises quantitavives, Lots..)

 

Module commande

Passage de commande et réception des produits

 
 

Module Courriers

Envois de courriers, mails, sms, cartes postales pour vos communications, relances vaccinales, d'impayés..

 

Module Statistiques

C'est ici que vous pourrez suivre votre activité

 

Module Comptabilité

C'est ici que vous gérerez tout l'aspect financier de votre activité
(factures, encaissements, prélèvements, caisse, remises en banque, exports comptable..)

Vétérinaire sélectionné

14. Vétérinaire sélectionné
Affiche le nom du vétérinaire effectuant la consultation. Par défaut, il s'agit du vétérinaire actuellement connecté sur ce poste.
Ce nom s'affichera automatiquement sur l'ordonnance ainsi que la facturation.
Il est possible de le changer via le bouton situé juste à côté.
 

Changer Vétérinaire

Permet de changer le vétérinaire effectuant ce document de facturation. Le nouveau nom sera mis à jour automatiquement sur l'ordonnance et la consultation.
Une fois cette consultation validée, le nom du vétérinaire reviendra automatiquement à celui de  la session connectée.
 

Date de la vente

16. Date de la vente
La date de la vente est par défaut la date du jour. Il est possible de la changer via le bouton
NB: il vous sera proposé de changer la date des lignes. La facture elle-même sera à la date du jour
 

Changer Date

Changer la date de la consultation (attention, ne permet pas d'antidater une facture).
 
  • Lors du changement, il est possible de changer la date du bon grâce à l'invitation suivante :

 
  • Il est également possible de changer la date des lignes de consultation déjà saisies avec l'invitation suivante, si la date du bon est changée :

 

Site

18. Site
Cabinet ou site géographique depuis lequel la consultation à été créée.
 

Client en consultation

19. Client en consultation
Nom du client actuellement en consultation.
Signification des icônes :
  • : L'accord de confidentialité (RGPD) n'a pas été rempli. Un clique sur ce bouton rouge vous permet de renseigner l'accord ou refus du RGPD pour votre client
    Cette icône devient une fois l'accord signé.
     
  • : Une note est disponible sur le dossier du client. Survoler avec la souris pour en afficher le contenu.
 

Changer client

Permet de sélectionner un autre client pour la consultation en cours.
 

Animal

21. Animal
Récapitulatif des informations de l'animal. Celles-ci peuvent être changées via le module Clients ou via le raccourci à droite de l'écran.
Signification des icônes :
 
  • : Une note est disponible sur le dossier de l'animal. Survoler avec la souris pour en afficher le contenu
     
  • : Les informations de l'animal sont à date de la consultation. (s'affiche lorsque la consultation n'est pas datée du jour)
 

Changer animal

Permet de sélectionner un autre animal pour cette facture. Si aucun autre animal n'est disponible pour ce client, il suffit de cliquer sur le bouton pour en créer un autre.
Créer un animal
 

Changer référent

Sélectionner le vétérinaire référent pour cette consultation.
La liste des vétérinaires référents est modifiable via le bouton
répertoire
 

Vétérinaire Référent

24. Vétérinaire Référent
Raison sociale du cabinet dans lequel exerce le vétérinaire référent sélectionné. Pour retirer un vétérinaire référent de la consultation, cliquer sur le bouton
 

Désignation

25. Désignation
La désignation est modifiable en écrivant dans le champ
 

Qté

26. Qté
Quantité souhaitée pour cette ligne. Faire un double-clic pour modifier cette valeur.
 

Prix unitaire

27. Prix unitaire
Ici s'affiche le total TTC en € pour cette ligne
 

Prix total après remise

28. Prix total après remise
Ici s'affiche le total TTC en € pour cette ligne après remise
 

Remise

29. Remise
Ici le pourcentage de remise appliquée
 

Part

30. Part
Ici s'affiche la part payé par le propriétaire (en cas de multi-propriété)
 

Sélecteur d'actes

 
 
 
 
 
 
 
ou
Il existe deux variantes,
 

Sélecteur produits

 
 
 
 
 
 
 
ou
Il existe deux variantes:

Ajout commentaire

33. Ajout commentaire
Ajouter une ligne de commentaire à la vente. Cette dernière sera aussi ajoutée sur la consultation
 

Supprimer la ligne

34. Supprimer la ligne
Lorsque l'on passe le curseur de la souris sur la ligne, une poubelle apparaît en bout de ligne permettant de supprimer celle-ci.
 

Informations supplémentaires

35. Informations supplémentaires
Lorsque l'on place le curseur sur une ligne, ce bouton 35. Informations supplémentaires apparaît. Celui-ci permet d'afficher des informations supplémentaires:
 

Tarif appliqué

36. Tarif appliqué
Tarif appliqué
Il est possible de définir des
tarifs spécifiques en fonction de vos typologies de clients (par exemple, un tarif standard et un tarif éleveur)
 

Client à facturer

37. Client à facturer
Le client à facturer (le payeur) peut être une personne différente du propriétaire de l'animal
permet de selectionner un client dans votre base ou d'en créer un nouveau
Vous permet de rafraichir les information du client (si vous avez apporté des modifications dans la fiche après avoir commencé la saisi de votre consultation)
 
 

Synthèse financière

38. Synthèse financière
Résumé financier du bon, avec répartition en actes, médicaments, agios, divers..
 

Type de document et statut

39. Type de document et statut
Cet encart vous indique le type de document qui va être créé et son statut.
(ainsi que le n° du document une fois créé : n° de devis, de bon ou de facture)
 

Types de document de facturation

 

Dossier client

41. Dossier client
Raccourci afin d'accéder au dossier du client de la facture en cours.
 

Nouveau RDV pour ce client

42. Nouveau RDV pour ce client
Cliquer sur ce bouton bascule l'affichage vers le module Agenda, et permet d'enregistrer un RDV pour ce client à la date souhaitée
 

Informations de l'animal

43. Informations de l'animal
Cet encart affiche les informations essentielles concernant l'animal :
  • Mordeur
  • Assuré
  • Stérilisé
 
Ainsi que l'espèce, la race, l'âge et enfin le poids de l'animal.
 

État Financier du client

44. État Financier du client
Aperçu financier du client. Pour voir l'historique financier complet du client, passer par la fiche du client
Un double-clic sur l'un des boutons vous envoie dans l'onglet 'historique financier" de la fiche client, avec le type de documents déjà filtré.
exemple : un double-clic sur le bouton vous envoie dans la fiche client, vous affichant les bons en cours uniquement.
 

Total TTC à payer

45. Total TTC à payer
Total TTC du document
 

Remise globale

46. Remise globale
Ce bouton, qui n'apparaît que lorsque vous passez votre curseur dans la case "TOTAL TTC" permet d'appliquer une remise globale à votre document
 

Etat du bon

47. Etat du bon
Etat du bon.
A la création, un bon est en attente (de facturation)
Il est possible de passer un bon en "contrôlé", lorsque vous voulez distinguer les bons à conserver "en attente" et ceux à facturer
(optionnel, utile pour la facturation fin de mois par exemple)
Un bon comprte le status facturé lorsqu'il a donné lieu à un facture (il n'est alors plus modifiable)
 

Valider la consultation en cours

48. Valider la consultation en cours
Ce bouton permet de valider le triptyque. Valider un des éléments valide les trois (Consult/ordo/bon)
Par défaut, le document de facturation est un bon. Si vous désirez faire un
devis, il vous faut choisir le type en devis avant de valider l'un des modules du triptyque
 

Annuler la consultation en cours

Annule la consultation en cours sans l'enregistrer.
Attention, une fois confirmé, aucun retour en arrière n'est possible
 

Options

Accès aux options du module facturation.
 

Répertoire

Cet onglet  vous permet d'avoir à disposition un répertoire dans lequel vous pourrez retrouver toutes les informations de vos contacts professionnels, détenteurs et confrères
 

Informations animal

Informations de l'animal
Cet onglet est un accès raccourci strictement identique aux informations de l'animal du module client
 

Historique médical

Historique médical
Cet onglet est un accès raccourci à l'historique médical de l'animal. Les fonctions sont identiques au menu que vous trouverez sur la fiche de l'animal
 

Rappels enregistrés

Rappels enregistrés
Raccourci vers les rappels enregistrés sur le dossier de l'animal. Les fonctions sont identiques au menu rappels de la fiche animal
 

Documents de l'animal

Documents & BSE
Raccourci vers le menu Documents & BSE de la fiche animal
 

Mesures de l'animal

Mesures de l'animal
Raccourci vers les mesures de l'animal. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Examens de l'animal

Examens
Raccourci vers les examens de l'animal. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Historique des produits

Répertoire
Raccourci vers l'historique des produits. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Recherche de facture

Rechercher un bon/devis/facture par le nom du client ou le nom de l'animal. Il est également possible de lister tous les documents de facturation de la période sélectionnée via le bouton
 

Période de recherche

Ce sélecteur permet de sélectionner une période de recherche afin de retrouver un bon/devis/facture.
 

Toutes les Factures

Permet de lister toutes les factures, bons, devis de la période sélectionnée.