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Avoir & Avoir de remboursement

 
Pour diverses raisons, vous pouvez être amené à faire un avoir à vos clients. Il sert à reprendre des produits et/ou rembourserà votre client.
Un avoir fonctionne comme une facture : c'est un document inaltérable, non modifiable, daté du jour de sa création.
Il existe deux types d'avoirs : L'Avoir simple et l'Avoir de remboursement
 
Pour créer un avoir, comme pour un bon classique, vous sélectionnez le client et vous changez le type de document pour choisir l'avoir qui vous convient
 
Il vous suffit alors d'ajouter le ou les produits à reprendre (vous pouvez bien sûr y mettre des commentaires valorisés, ou des actes etc)
Les prix et quantités doivent rester en positif
 
 

L'Avoir simple

L'avoir simple permet d'enregistrer dans le compte du client une valeur disponible pour le client, à valoir sur uns future dépense.
 
INTERFACE
Pour découvrir la fonction des boutons, informations, ou naviguer dans la documentation, passez votre curseur sur les différentes zones de l'écran ci-dessous
(et cliquez dans le pop-up)

Avoir & Avoir de remboursement
 
Une fois validé, le compte du client et l'interface évolue:
  Avoir & Avoir de remboursement
Lors de l'encaissement d'une future vente pour ce client, le ou les avoirs disponibles seront automatiquement proposés
 
 

L'Avoir de remboursement

L'avoir de remboursement est un avoir dont la valeur n'est pas attribuée pour une dépense future, mais qui implique que vous rendez dès aujourdhui le montant de celui-ci
(il ne sera donc pas disponible dans le compte du client et ne sera pas proposé lors des encaissements)
Comme pour l'avoir simple, vous sélectionnez votre client, les produits / actes ou commentaire a ajouter à l'avoir, et enfin le mode de remboursement :
NB : un remboursement en espèce générera un décaissement dans la gestion de caisse.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Créances du client

1. Créances du client
Affiche les créances du client.
Au survol du bouton , la distinction entre créances est impayés est indiquées
Double-cliquer sur le bouton vous affichera la liste des créances et impayés du client

Obtenir un aperçu

2. Obtenir un aperçu
Affiche un aperçu du document, tel qu'il sera imprimé

Imprimer le document

3. Imprimer le document
Imprime le document sur l'imprimante définie par défaut dans Windows

Imprimer tout

4. Imprimer tout
Lance l'impression de plusieurs documents de votre choix.

Le règlage est conservé pour les prochaines impressions multiples

Envoyer par e-mail

5. Envoyer par e-mail
Selon si vous avez indiqué un référé pour cette vente, dr.veto vous proposera d'envoyer par e-mail celle-ci au référé ou au client
 
 

Modifier la facture

6. Modifier la facture
Une facture n'est pas modifiable au sens propre.
Cependant, dr.veto intègre un mécanisme vous permettant d'annuler la facture, et de recréer un nouveau bon contenant tous les éléments précédent, d'un seul clic.

En répondant 'Oui' à cette question, la facture sera annulée avec un
avoir d'annulation, et un nouveau bon sera créé et affiché, reprenant les lignes qui étaient sur la facture d'origine
 

Annuler la facture

7. Annuler la facture
Annule votre facture en créant et pointant un avoir d'annulation sur la facture.
 

Encaisser

8. Encaisser
En cliquant sur le bouton encaisser, vous ouvrez le panneau d'encaissement,
vous permettant de saisir un ou plusieurs règlements
 

Obtenir un aperçu

1. Obtenir un aperçu
Affiche un aperçu du document, tel qu'il sera imprimé

Imprimer le document

2. Imprimer le document
Imprime le document sur l'imprimante système

Envoyer par e-mail

3. Envoyer par e-mail
Vous pouvez envoyer par e-mail ce document en utilisant le modèle de mail pré-défini dans les options
 

Supprimer

4. Supprimer
Vous pouvez supprimer librement les bons.
Dans le cas des devis, ceux-ci passeront en statut "
abandonné"
Les factures et les avoirs peuvent être annulés, mais non supprimés
 

Encours client

5. Encours client
Le compte client évolue pour refléter les bons dûs par le client
Un double-clic affichera l'historique financier du client
 

Facturer le document

6. Facturer le document
Génère une facture depuis ce document
 


 
Bouton Accueil
1. Accueil
Ce bouton vous permet de rejoindre l'Accueil du logiciel

 

Module Chenil

2. Module Chenil
Ce bouton vous permet de rejoindre le chenil, si l'option est activée

 
Module Agenda : Prendre des rendez-vous,
organiser votre emploi du temps

 

Module Consultation

Module Consultation : c'est ici que vous
commencez vos Consultations,
Hospitalisations, visites d'élevage...

 

Module Ordonnance

Module Ordonnance :
C'est ici que vous rédigerez vos ordonnances

 

Module Facturation

Module Facture
C'est ici que vous conclurez votre consultation,
par la création d'un Devis, d'un Bon ou d'une Facture

 

Module Vente comptoir

Module Vente Comptoir
C'est ici que vous pourrez vendre des produits
 ne nécessitant pas une ordonnance,
ou que vous pourrez émettre des Avoirs

 

Module Clients

Vous trouverez ici la gestion des Clients, des Animaux, ainsi que les différents registres.
Vous pourrez aussi gérer vos analyseurs, espèces, races, documents..

 

Module Produits

Vous trouverez ici les outils de gestions des produits
(Stock, reconditionnement, tarifs, remises quantitatives, Lots..)

 

Module commande

Passage de commande et réception des produits

 
 

Module Courriers

Envois de courriers, mails, sms, carte postal pour vos communications, relance vaccinales, d'impayés..

 

Module Statistiques

C'est ici que vous pourrez suivre votre activité

 

Module Comptabilité

C'est ici que vous gérerez tout l'aspect financier de votre activité
(factures, encaissements, prélevements, caisse, remises en banque, exports comptable..)

Vétérinaire sélectionné

14. Vétérinaire sélectionné
Affiche le nom du vétérinaire responsable. Par défaut, il s'agit du vétérinaire actuellement connecté sur ce poste, ou du vétérinaire responsable de l'utilisateur connecté.
Il est possible de le changer via le bouton situé juste à côté.
 

Changer Vétérinaire

Permet de changer le vétérinaire effectuant ce document de facturation.
 

Date de la vente

16. Date de la vente
La date de la vente est par défaut la date du jour. Il est possible de la changer via le bouton
 

Changer Date

Changer la date de la vente (attention, ne permet pas d'anti-dater une facture, seulement les dates des lignes).
 
  • Lors du changement, il est possible de changer la date du bon grâce à l'invitation suivante :

 

Site

18. Site
Cabinet ou site géographique depuis lequel le document à été créée.
 

Client

19. Client
Nom du client.
Signification des icônes :
  • : L'accord de confidentialité (RGPD) n'a pas été rempli. Un clique sur ce bouton rouge vous permet de renseigner l'accord ou refus du RGPD pour votre client
  • Cette icône devient une fois l'accord signé.
    : Une note est disponible sur le dossier du client. Survoler avec la souris pour en afficher le contenu.
 

Changer client

Permet de sélectionner un autre client pour la vente en cours.
 

Animal

21. Animal
  • Récapitulatif des informations de l'animal. Celles-ci peuvent être changées via le module Clients ou via, le raccourci
    à droite de l'écran.
    : Une note est disponible sur le dossier de l'animal. Survoler avec la souris pour en afficher le contenu
  • NB : en vente comptoir, l'animal est facultatif
 

Changer animal

Permet de sélectionner un autre animal pour cette facture. Si aucun autre animal n'est disponible pour ce client, il suffit de cliquer sur le bouton pour en créer un autre.
Créer un animal
 

Changer référent

Sélectionner le vétérinaire référent pour cette vente.
La liste des vétérinaires référents est modifiable via le bouton
répertoire
 

Vétérinaire Référent

24. Vétérinaire Référent
Raison sociale du cabinet dans lequel exerce le vétérinaire référent sélectionné. Pour retirer un vétérinaire référent de cette vente, cliquer sur le bouton
 

Désignation

25. Désignation
Liste des actes et produits ajoutés au document.
La désignation, ainsi que le numéro de lot sont modifiables avec le bouton
 

Qté

26. Qté
Quantité souhaitée pour cette ligne. Faire un double-clic pour modifier cette valeur.
 

Prix unitaire

27. Prix unitaire
Ici s'affiche le total TTC en € pour cette ligne
 

Prix total après remise

28. Prix total après remise
Ici s'affiche le total TTC en € pour cette ligne (avant remise ou tarifs spécifiques pour le client.
 

Remise

Ici s'affiche la remise appliquée pour cette ligne
 

Part

Ici s'affiche la part de facturation en %, en fonction de la part de propriété
 

Sélecteur d'actes

 
 
 
 
 
 
 
ou
Il existe deux variantes,
 

Sélecteur produits

 
 
 
 
 
 
 
ou
Il existe deux variantes:

Ajout commentaire

33. Ajout commentaire
Ajouter une ligne de commentaire à la vente. Cette dernière se comportera ensuite comme un produit
 

Supprimer la ligne

34. Supprimer la ligne
Lorsque l'on passe le curseur de la souris sur la ligne, une poubelle apparait en bout de ligne permettant de supprimer celle-ci.
 

Informations supplémentaires

35. Informations supplémentaires
Lorsque l'on place le curseur sur une ligne, ce bouton 35. Informations supplémentaires apparait. Celui-ci permet d'afficher des informations supplémentaires:
 

Tarif appliqué

36. Tarif appliqué
Tarif appliqué
Il est possible de définir des tarifs spécifiques en fonction de vos typologies de clients (par exemple, un tarif standard et un tarif éleveur)
 

Client à facturer

37. Client à facturer
Le client à facturer (le payeur) peut être une personne différente du propriétaire de l'animal
permet de selectionner un client dans votre base ou d'en créer un nouveau
Vous permet de rafraichir les informations du client (si vous avez apporté des modifications dans la fiche après avoir commencé la saisie de la vente)
Client de passage : Il ne faut pas faire d'avoirs simple pour un client de passage, puisqu'il n'a pas de dossier.
 

Synthèse financière

38. Synthèse financière
Synthèse financière de cette vente et répartition
 

Type de domument et statut

39. Type de domument et statut
Cet encart vous indique le type de document qui va être créé et son statut.
(ainsi que le n° du document une fois créé : n° de devis, de bon ou de facture)
 

Types de document de facturation

Changer de type de document parmi :
 

Dossier client

41. Dossier client
Raccourci afin d'accéder au dossier du client de la facture en cours.
 

Nouveau RDV pour ce client

42. Nouveau RDV pour ce client
Cliquer sur ce bouton bascule l'affichage vers le module Agenda, et permet d'enregistrer un RDV pour ce client à la date souhaitée
 

Informations de l'animal

43. Informations de l'animal
Cet encart affiche les informations essentielles concernant l'animal :
  • Mordeur
  • Assuré
  • Stérilisé
Ainsi que l'espèce, la race, l'âge et enfin le poids de l'animal.
 

État Financier du client

44. État Financier du client
Aperçu financier du client. Pour voir l'historique financier complet du client, passer par la fiche du client.
Un double-clic sur l'un des boutons vous envoie dans l'onglet 'historique financier" de la fiche client, avec le type de documents déjà filtré.
exemple : un double-clic sur le bouton vous envoie dans la fiche client, vous affichant les bons en cours uniquement.
 

Etat du bon

45. Etat du bon
Après validation, il vous est possible de changer l'état du bon de "en attente" à "Contrôlé" (facultatif)
 

Créer une nouvelle vente

46. Créer une nouvelle vente
Ce bouton permet de commencer une nouvelle saisie
 

Valider la vente en cours

47. Valider la vente en cours
Ce bouton permet de valider le document.
 

Annuler la vente en cours

Annule la vente en cours sans l'enregistrer.
Attention, une fois confirmé, aucun retour en arrière n'est possible
 

Options

Accès aux options du module facturation.
 

Répertoire

Cet onglet  vous permet d'avoir a disposition un répertoire dans lequel vous pourrez retrouver toutes les informations de vos contacts professionnels, détenteurs et confrères
 

Informations animal

Cet onglet est un accès raccourci strictement identique aux informations de l'animal du module client
 

Historique médical

Cet onglet est un accès raccourci à l'historique médical de l'animal. Les fonctions sont identiques au menu que vous trouverez sur la fiche de l'animal
 

Rappels enregistrés

Raccourci vers les rappels enregistrés sur le dossier de l'animal. Les fonctions sont identiques au menu rappels de la fiche animal
 

Documents de l'animal

Raccourci vers le menu Documents & BSE de la fiche animal
 

Mesures de l'animal

Raccourci vers les mesures de l'animal. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Examens de l'animal

Raccourci vers les examens de l'animal. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Historique des produits

Répertoire
Raccourci vers l'historique des produits. Le fonctionnement est identique au menu se trouvant dans la fiche de l'animal
 

Recherche de facture

Rechercher un document par le nom du client ou le nom de l'animal. Il est également possible de lister tous les documents de facturation de la période sélectionnée via le bouton
 

Période de recherche

Ce sélecteur permet de sélectionner une période de recherche afin de retrouver une vente.
 

Toutes les Factures

Permet de lister toutes les factures, bons, devis de la période sélectionnée.